Harvoin turvavälineistä tingitään ja opasteita on, mutta riskitilanteita silti tulee vastaan koko ajan. Johto ja tekijät tuudittautuvat helposti turvaharhaan, kun ei ole sattunut pahempaa. ”Turvaharhan syynä on usein huono ohjeistus ja valvonnan puute, mutta vähintään yhtä usein työntekijöiden oma välinpitämättömyys ja ajattelemattomuus”, jyrähtää havaintokonsultti Jukka Viitala PalveluPisara Oy:stä.
Pienikin tapaturma tarkoittaa inhimillistä kärsimystä, poissaoloja, viivytyksiä ja isoja kustannuksia. Vakavista avainhenkilöiden onnettomuuksista saattaa jopa pienemmän yksikön toiminta lamaantua. Vammautumisista seuraa tuomioita. Yhteisösakot ja korvaukset voivat nousta kymmeniin tuhansiin euroihin yritykselle ja johdolle henkilökohtaisesti.
Havaintojen systemaattinen ja jatkuva kirjaaminen sekä nopeat toimenpiteet vaarakohteiden poistamiseksi ovat avaimia tapaturmien ja seurauksien välttämiseen.
Kirjaaminen siirtyy paperista pilveen
Havaintojen kerääminen paperimuodossa on hidasta ja kallista käsityötä. Harva organisaatio enää kirjaa ja käsittelee paperimuodossa mitään havaintoja ja ilmoituksia.
”Tunnistetaan, että turvallisuushavaintojen ja erilaisten työn poikkeamien välitön kirjaaminen työntekijän toimesta toisi merkittäviä kustannushyötyjä. Havaintojen tallennus- ja käsittelykulttuurin ohella hankala havaintojen tallennus on kuitenkin suurin syy vähäiseen havaintojen määrään. Olemme todenneet tämän ristiriidan kymmenissä yrityksissä”, huomauttaa Viitala.
Tallennustapahtuma on oltava erittäin yksinkertainen ja saatavissa. Tämä tarkoittaa käytännössä digitaalista tallennusta työntekijää lähellä olevilla puhelimella tai tabletilla. Näin mahdollistuu havainnon tallennus tärkeiden valokuvien kera muutamassa sekunnissa.
Pilvi mahdollistaa toimenpiteiden määrittelyn ja kirjaamiseen paikasta ja välineestä riippumatta. Lisäksi edistyksellisimmät havainto-ohjelmat automaattisesti muistuttavat ja näyttävät havainnoijalle tiedot toimenpiteistä, kuten lakikin jo edellyttää. Vastaavat henkilöt ja johto näkevät reaaliaikaiset raportit. Eri käsittelyvaiheita kommentoidaan ja toimenpiteitä iteroidaan. Suomen rajojen sisäpuolella sijaitseva kotimainen palvelu on myös monelle vaikuttava seikka.
Pelkkä havainnointi ei riitä, käsittely yhtä tärkeää
Pelkkä ”läheltä piti” -tilanteiden kirjaaminen Viitalan mukaan ei riitä mihinkään, tarvitaan myös havaitun asian välitön käsittely, korjaava ja ehkäisevä toimenpide sekä varsinaisen juurisyyn etsintä.
Osa järjestelmistä mahdollistaa havaintojen, muistutukset toimenpiteiden tekemiseksi, välittämisen tiedoksi ja myös käsittelyn talon ulkopuolelle kommentointia ja toimenpiteitä varten. Usein korjaavien toimenpiteiden toteutus on ulkoistettu tai ongelman lähde on alihankkijalla. Järjestelmän piirissä on näin parhaimmillaan saumattomasti kumppanit.
Sähköpostit ja erilaiset pikaviestintäpalvelut voivat toimia havaintojen välittämisessä esimiehille, mutta eivät mahdollista havaintojen jatkokäsittelyä, raportointia ja tilastointia. Samoin havaintokoosteet sisäisiin ja ulkoisiin auditointeihin eivät onnistu. Juurisyyt jäävät selvittämättä ja prosessien parantamisen mahdollisuutta tai jäljitettävyyttä ei ole.
Aktiivisuus palkitaan
Turvallisesta työympäristöstä huolehtiva organisaatio kannustaa ja palkitsee työntekijöitään aktiivisesta havainnoinnista. Koko ketjun näkyminen havainnosta, siihen kohdistuvista toimenpiteistä aina analyysiin saakka on työyhteisöä motivoivaa. Työntekijät kokevat rakentavansa yhdessä parempaa ja turvallisempaa työympäristöä. Johto näkee tehokkuuden lisääntymisen ja pystyy paikallistamaan ongelmakohdat. Hyödyt yritykselle ovat merkittäviä. Aktiivinen havainnointi, niihin reagointi ja nopeat toimenpiteet voivat tarkoittaa jopa kymmenien tuhansien eurojen säästöjä.
Erityisesti juuri turvallisuushavaintojen käsittelyssä eivät päivittäiset palaverit riitä. Toiminta onkin muuttumassa jatkuvaksi ja formaaliksi prosessiksi, jossa jokainen havainto kirjataan heti havaitessa ja toimenpiteet ovat myös välittömiä. Tämä tarkoittaa usein yrityskulttuurin ja toimintaprosessien muutoksia.
6S ja vastaavat turvallisuuden sisältävät siisteys- ja järjestyskierrokset voivat myös radikaalisti muuttaa rutiineja. Muutosvastarintaa esiintyy lähes aina ja etenkin vanhoilta työntekijöiltä se voi olla voimakasta.
Lisätietoja ja Hoksu havaintojen tallennus- ja käsittelyohjelman kokeilu:
Jukka Viitala, asiakkuudet,
jukka.viitala@palvelupisara.fi
040 822 0944
